Im digitalen Zeitalter werden auch im Geschäftsbereich immer mehr Vorgänge elektronisch geregelt. Dazu gehören selbst zunehmend die Bereiche, die auf Grund besonderer Sensibilität noch gerne auf dem herkömmlichen Postwege erledigt werden, wie etwa der Rechnungsversand. Ein elektronischer Rechnungsversand hat beim ersten Überlegen viele Vorteile, die jedoch durch erhöhte Sicherheitsanforderungen und bestehende Vorschriften teilweise eingeschränkt werden müssen.

Die elektronische Rechnung selbst enthält alle Informationen, die eine nicht elektronisch versandte Rechnung ebenfalls enthält. Neben der wohl augenfälligsten Übermittlung über E-Mail gibt es auch weitere elektronische Wege (FTP, EDI, SOA-Web-Service etc.) wie die Rechnung den Empfänger erreichen kann. Zu beachten ist bei der elektronischen Rechnung die elektronische Signatur: Erst diese macht aus dem Rechnungsdokument eine “richtige” elektronische Rechnung. Für eben diese elektronische Signatur gibt es genaue Vorschriften (Umsatzsteuergesetz/Signatur-Gesetz).

Dabei muss eine solche Rechnung in dieser Form nur erstellt werden, wenn der Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Für andere Rechnungen, bei denen dieses nicht der Fall ist, reicht als digitale Rechnung das übliche PDF-Dokument vollkommen aus; hier kann auf die elektronische Signatur verzichtet werden. Im Umkehrschluss heißt das, dass alle vom Empfänger für den Umsatzsteuervorabzug benötigten Dokumente vom Rechnungssteller mit einer Signatur versehen sein sollten. Neben signierten Rechnungen kann das auch elektronisch verschickte Aufträge und Lieferscheine betreffen. Rechnungen für private Endkungen müssen also über keine digitale Signatur verfügen, Rechnungen für Vorsteuer geltend machende Unternehmen hingegen schon.

Das Finanzamt hat theoretisch die Möglichkeit, die Vorsteuer vom Empfänger zurückzufordern, wenn keine qualifizierte elektronische Signatur der Rechnung vorliegt. Als Reaktion darauf kann der betroffene Rechnungsempfänger vom Versender der Rechnung Schadensersatz einfordern. Genau genommen berechtigen also nur elektronische Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur zum Vorsteuerabzug. Trotzdem lohnt sich in den allermeisten Fällen die Einführung einer entsprechenden IT-Lösung für den Versand elektronischer Rechnungen, auch wenn dafür (wenn auch manchmal im theoretischen Graubereich) sowohl bei Versender als auch beim Empfänger zusätzliche Ressourcen geschaffen werden müssen.

Der Vorteil der elektronischen Rechnung ist bei simpler Aufstellung der ganz einfache Kostenvorteil. Ein Rechnungsversand per Post hat u.a. folgende Kostenfaktoren: Materialkosten (Papier, Tinte/Toner, Umschläge), Arbeitskosten (z.B. für Kuvertieren und Frankieren) sowie Portokosten. Bei der elektronischen Variante fallen zwar nicht alle drei Kostenpunkte weg, sind jedoch teilweise deutlich reduziert. Die Materialkosten müssen für die passende IT-Lösung veranschlagt werden, die in Zukunft die elektronische Signatur vornimmt. Dazu gehören neben Einrichtungskosten auch laufende Kosten für monatliche Gebühren und Wartung. Zudem fällt je nach Lösung ebenfalls eine Art “Porto” pro mit Signatur versendeter elektronischer Rechnung an. Diese Buchungskosten liegen in aller Regel jedoch höchstens im unteren zweistelligen Cent-Bereich. Offizielle und seriöse Schätzungen gehen davon aus, dass rund 70% der Kosten für den Rechnungsversand eingespart werden können, wenn Rechnungen elektronisch versandt werden.

Bei solchen Kostenaufrechnungen sollte man weniger auf das Material, denn vor allem auf die aufgewendete Arbeitszeit sehen. Eine elektronische Rechnung muss nicht mehr gesondert aufbereitet werden, sondern kann einfach in die elektronische Archivierung oder in eine Weiterverarbeitung/Weiterleitung übernommen werden. Auch sind die “Wege” im Netzwerk wesentlich kürzer als zwischen den einzelnen Ablagestationen bzw. der Poststelle bei herkömmlichem Versand.

Die elektronischen Rechnungen müssen ebenso wie Papierrechnungen aufbewahrt werden, und zwar möglichst auf nicht veränderbaren Datenträgern. Hier bietet sich ein Brennen auf CD bzw. DVD (keine RW-Datenträger!) an. Neben der Rechnung müssen auch die Signatur und das Protokoll aufbewahrt werden, grundsätzlich müssen die Vorgänge in Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen protokolliert werden. Für den Empfänger entsteht damit die Pflicht, die erhaltene elektronische Rechnung zusammen mit dem Verifikationsprotokoll für wenigstens zehn Jahre elektronisch zu archivieren. Die elektronische Archivierung ist Pflicht, ein Ausdruck als Ersatz ist nicht zulässig. Wenn der Kunde dies nicht tun will, muss er elektronische Rechnungen nicht akzeptieren: Wenn er einer solchen empfangenen Rechnung widerspricht, muss der Rechnungssteller die Rechnung in Papierform verschicken. Jedoch ergeben sich auch für den Rechnungsempfänger zeitliche und damit finanzielle Vorteile durch den Erhalt elektronischer Rechnungen, die E-Billings fügen sich gut in den Workflow ein.

Viele Unternehmen scheuen sich vor der Anschaffung von Lösungen für Massensignaturen, da deren Einführung einen enormen Kostenpunkt bedeutet - dabei ist ein elektronisches Signaturverfahren bereits ab 200 im Monat versendeten Rechnungen wirtschaftlich. Ein weiteres Argument gegen die Einführung von Signaturlösungen, aber für elektronische Rechnungsdokumente ist das des Ausdruckens beim Kunden. Wenn die übermittelte Rechnung beim Kunden ausgedruckt wurde, könnte diese genau so gut auf dem Postwege zugestellt worden sein. Zum einen kann jedoch ein Buchprüfer - wenn er es darauf anlegt - den Unterschied feststellen; im Ernstfall kann eine Rechnung aber erneut und in Papierform angefordert und bei einer Nachprüfung vorgelegt werden. Zum anderen ist die digitale Signatur vor allem ein Sicherheitsmechanismus. Denn an PDF-Dokumenten oder E-Mails mit üblicher Firmensignatur können problemlos unbefugte Änderungen vorgenommen werden.